La transformation digitale a doté l’entreprise de nouveaux outils de communication, d’échange, de partage d’information. Des technologies qui impulsent une nouvelle organisation agile, flexible : le travail collaboratif. A la clé, une productivité accrue, un engagement renforcé des collaborateurs… Mais attention, ce changement profond doit être accompagné par la DRH, qui devra déployer les outils, repenser l’organisation et accompagner la transition sur un plan culturel.
La transformation digitale a doté l’entreprise de nouveaux outils de communication, d’échange, de partage d’information. Des technologies qui impulsent une nouvelle organisation agile, flexible : le travail collaboratif.
Moins de réunions, plus de collaboration
Aujourd’hui, les données sont centralisées, mais facilement partagées et accessibles à tous, ouvrant la voie au travail collaboratif, et à ses nombreux atouts. Les réunions chronophages sont plus rares, la prise de décision est accélérée et simplifiée, la gestion de projet se raréfie. Les collaborateurs consacrent plus de temps à des tâches à forte valeur ajoutée. Le partage d’informations stimule le transfert de connaissances et de compétences.
Sur le plan humain, le travail collaboratif est plébiscité par les salariés : il renforce l’autonomie, l’implication de chacun, la confiance entre les membres de l’équipe.
Enfin le manager, lui, constate une meilleure productivité et une exploitation de tous les talents et compétences au sein de l’organisation, tout en bénéficiant d’une visibilité optimale sur les projets et leur avancement.
Le travail collaboratif et les salariés
Pour les salariés, le travail collaboratif :
- réside en un état d’esprit (51%), et une façon innovante de traiter des sujets (26%).
- a un impact particulièrement positif sur le partage des connaissances (69%), la productivité des équipes (65%), la résolution des problèmes (62%), la motivation des salariés (60%) et la créativité (59%).
Source : étude IPSOS, janvier 2018, https://www.ipsos.com/fr-fr/la-culture-de-la-collaboration-en-progres-dans-les-entreprises
Faire appel à des outils dédiés
Le travail collaboratif a donc toutes les raisons de séduire le monde professionnel. Mais en pratique, sa mise en œuvre doit être soigneusement pensée et accompagnée.
L’entreprise doit créer un environnement favorable, accorder de nouvelles responsabilités, organiser le travail en équipes projets. Même l’agencement des locaux peut être impacté, avec de grands espaces pour « rassembler » des équipes transverses mais aussi des endroits permettant à chacun de s’isoler, des espaces conviviaux pour la pause ou une réunion informelle…
Au-delà de cette organisation « physique », il est indispensable de bien préciser les rôles et objectifs, et de choisir les bons outils. Il s’agira de plateformes collaboratives, qui rassemblent la centralisation et le partage des documents, une messagerie instantanée, la gestion des tâches, un agenda partagé… En clair, ces outils offrent une vision claire du projet, des tâches et de leur progression.
Un changement à accompagner
Ainsi, si le travail collaboratif est source d’innovation et de performance, il impose des changements majeurs à l’entreprise : dans sa hiérarchie et dans son organisation, dans les responsabilités de chacun, et ce jusque dans sa culture.
Déployer ce nouveau mode de travail est une mission structurante et importante, à la fois pour les RH et pour le management, qui doivent repenser ensemble l’organisation et accompagner le changement dans l’entreprise en respectant les contraintes réglementaires… ce qui nécessite souvent l’accompagnement d’un partenaire expert !
La DRH devra aussi transformer les espaces (souvent avec la DSI). Elle gagnera enfin à mettre en place un SIRH pour fluidifier la communication et l’information, responsabiliser les collaborateurs et leur donner plus d’autonomie, mieux recenser les compétences pour constituer les équipes projet… L’idéal ? Un vrai portail RH, complet, qui offre plus d’agilité et de fiabilité dans les échanges entre collaborateurs et RH.
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